Контроль закупок — неотъемлемая часть эффективной работы каждой организации, ведь качественные поставки обеспечивают бесперебойную работу бизнеса и достижение поставленных целей. Этот процесс включает в себя тщательный анализ всех аспектов затрат и поставщиков, а также постоянное повышение эффективности системы закупок.
Основная цель контроля закупок — выявление и устранение возможных проблем, а также совершенствование закупочных процедур организации. Таким образом, контролер не только оценивает рынок, созданный компанией, но и предлагает оптимальные решения для повышения экономической и временной эффективности.
Проверка закупок включает в себя несколько этапов
- Анализ существующих процедур и документации.
- Выявление точек перегруженности и слабых мест в системе закупок.
- Определение причин негативных явлений.
- Разработка и внедрение рекомендаций по оптимизации политического обеспечения.
- Мониторинг и анализ результатов после внесения изменений.
Современные методы и подходы позволяют достичь максимально возможных результатов при контроле поставок. Одним из основных инструментов контроля является компьютеризированная система управления поставками. Она автоматизирует многие процессы и обеспечивает полный контроль над расходованием ресурсов и организационными затратами. Также часто используются системы анализа и бизнес-аналитики, которые помогают собирать и обрабатывать большие объемы информации для поставок.
В современных условиях контроль поставок является ключевым элементом каждого вида деятельности. При правильной оценке и повышении эффективности поставок можно сократить расходы, повысить качество услуг и товаров и добиться конкурентных преимуществ. Поэтому контроль поставок является важной задачей, стоящей перед руководством каждой организации.
Кого подвергают аудиторским проверкам
Процесс контроля закупок учитывает не только деятельность организации, осуществляющей поставки, но и всех сотрудников, непосредственно вовлеченных в процесс закупок. Таким образом, проверки могут затронуть следующие должности и отделы
Руководители и сотрудники отдела закупок:
Проверки снабжения включают в себя изучение работы руководителей и личных снабженцев с точки зрения знаний и навыков, соблюдения процессов и правил, а также эффективности и результативности работы.
Финансовые операции:
Управление закупками может проверять финансовые службы учреждений, ответственных за подготовку и исполнение поставок, а также надлежащее соблюдение финансовой документации. Особое внимание при таких проверках уделяется соблюдению нормативных актов и правил бухгалтерского учета и отчетности.
Юридические услуги:
Другие службы и секции:
Управление поставками может затрагивать и другие отделы и подразделения организации, прямо или косвенно участвующие в процессе закупок. К ним относятся отделы снабжения, хранения и производства. При управлении этими отделами особое внимание уделяется взаимодействию с отделом снабжения, а также соблюдению правил процедуры и взаимодействия.
Таким образом, управление снабжением может затрагивать широкий круг работников и подразделений организации. Оно позволяет оценить весь сложный процесс закупок и выявить проблемные вопросы, связанные не только со снабжением, но и с деятельностью других структурных подразделений организации.
Как проходит аудит в закупках
Процесс внедрения контроля закупок включает в себя несколько этапов.
1. Планирование аудита
На этом этапе определяются сфера и цели контроля, разрабатывается план контроля. Определяются основные области, подлежащие контролю, и методы сбора информации.
2. Сбор информации
Этот этап включает в себя анализ документации, контроль процедур и политического обеспечения, а также сбор информации от сотрудников, ответственных за работу комиссии. Аудитор также может провести интервью с сотрудниками и изучить необходимые документы и файлы.
3. Анализ и оценка данных
Полученная информация анализируется и оценивается с целью выявления нарушений и ошибок. Оценивается соблюдение действующего законодательства и внутренних нормативных актов, а также эффективность применяемых процедур и политик.
4. Составление отчета
По результатам проверки составляется подробный отчет с описанием выявленных проблем и рекомендациями по их устранению. Отчет также может включать оценку эффективности контрактов и рекомендации по их совершенствованию.
Важным аспектом аудита в сфере государственных закупок является независимость и объективность аудитора. Часто контроль в этой сфере осуществляется независимыми экспертами или аудиторскими фирмами, специализирующимися на управлении процедурами государственных закупок.
Результаты аудита закупок используются для принятия решений по улучшению и оптимизации процесса закупок. Они позволяют выявить проблемные области и предложить корректирующие действия, а также повысить эффективность и прозрачность процесса закупок.
Наиболее часто нарушения в сфере государственных закупок встречаются в таких областях, как несоблюдение процедур закупок, коррупция, превышение полномочий, недостаточная конкуренция и ненадлежащая документация.
Как используются результаты аудита
Одним из основных способов использования результатов аудита является разработка и реализация мер по устранению выявленных нарушений. Это может включать изменение внутренних процессов, совершенствование механизмов контроля и нормативных актов, а также обновление правил и документации по закупкам.
Кроме того, результаты аудита могут быть использованы для обучения сотрудников, занимающихся государственными закупками. Они могут послужить основой для разработки специальных тренингов и семинаров, направленных на повышение уровня знаний и навыков персонала по проведению закупок в соответствии с установленными правилами и процедурами.
Результаты аудита также могут быть предоставлены высшему руководству и надзорным органам для оценки эффективности работы отделов закупок. Это позволяет руководству принимать обоснованные решения о необходимых корректировках и улучшениях в работе сотрудников.
Преимущества использования результатов аудита в закупках:
- Повышение эффективности — результаты аудита позволяют выявить узкие места и недостатки в процессе закупок, чтобы принять корректирующие меры для повышения общей эффективности системы.
- Снижение рисков — аудиты помогают выявить нарушения нормативных требований и риски, связанные с закупками, чтобы заблаговременно принять меры по их предотвращению и тем самым снизить потенциальные убытки.
- Улучшение бренда и репутации — благодаря аудиту компании могут продемонстрировать прозрачность и соблюдение законов о закупках. Это улучшает имидж и репутацию организации.
Все результаты аудита должны быть представлены в понятном и доступном формате, чтобы их можно было использовать в дальнейшей работе и принятии решений. Как правило, результаты аудита оформляются в виде письменного отчета с подробным описанием проведенного аудита, выявленных нарушений, рекомендаций по исправлению ситуации и графика их выполнения.
Кто может проводить аудит?
Аудитор — это либо внутренний сотрудник компании, знакомый со всеми процедурами и правилами, либо внешний эксперт, специализирующийся только на контроле закупок.
Внутренний аудитор может успешно реализовать чек-аут, если он обладает следующими качествами
- Детальное понимание всех процедур государственных закупок,
- Хорошее знание законодательства и правил заключения государственных контрактов,
- аналитическое мышление и способность обобщать и анализировать большие объемы данных; и
- навыками работы с программами и инструментами контроля,
- Умение общаться с сотрудниками разного уровня и представителями других подразделений компании.
Если компания не обладает достаточными ресурсами или знаниями, одним из методов внутреннего контроля может стать обращение к внешнему аудитору. Внешние эксперты, специализирующиеся на управлении поставками, обычно обладают глубокими знаниями и многолетним опытом работы в этой области. Они не подвержены риску субъективности и предвзятости и могут привнести в компанию новые идеи и практики.
Важно отметить, что независимость контролера является важным условием успешного контроля. Независимость обеспечивается как внутренними аудиторами, не имеющими интересов, противоречащих результатам проверки, так и внешними аудиторами, не имеющими прямого или косвенного отношения к контролируемой организации.
11. Принципы аудита закупок
Проверки поставок основаны на ряде принципов, которые помогают обеспечить обоснованность и надежность процесса аудита.
1. Объективность
Контролер должен осуществлять контроль независимо и объективно, без влияния внешних или внутренних сторон. Важно, чтобы контролер не был заинтересованным лицом и чтобы не было конфликта интересов.
2. Профессионализм
Проверки поставок должны проводиться квалифицированными и компетентными специалистами, обладающими необходимыми знаниями и опытом в данной области. Аудитор должен хорошо понимать контракт и уметь применять соответствующие методы и инструменты контроля.
3. Систематичность
Проверки закупок должны проводиться систематически и по графику. Аудиторы должны обладать достаточной информацией о контракте, чтобы заключать и проводить проверки в соответствии с установленными процедурами и регулярными интервалами.
4. Всесторонность
Аудитор должен подготовить всесторонний обзор контракта для заключения, включая анализ документов, договоров, соглашений, отчетов и других важных данных. Аудитор должен следить за тем, чтобы не упустить ни одной важной детали.
5. Сознательность
Аудитор должен соблюдать принципы этики, действовать осознанно и выполнять свою работу ответственно и добросовестно. Аудитор должен быть заинтересован в достижении положительных результатов и предоставлении рекомендаций по улучшению работы.
Соблюдение этих полномочий позволяет эффективно и надежно осуществлять закупки, выявлять возможные нарушения и ошибки и рекомендовать меры по их устранению и совершенствованию системы снабжения.
Нарушения, выявляемые в ходе аудита закупок
1. Нарушение процедур
Одним из наиболее распространенных нарушений является несоблюдение установленных процессов. Это может быть неполная документация, несогласованные изменения в операциях, неадекватный контроль поставщиков и другие нарушения. Тестирование позволяет выявить эти нарушения и принять меры по их устранению.
2. Коррупция и конфликт интересов
Проверки поставок также могут выявить случаи коррупции и конфликта интересов. К ним относятся получение неправомерных преимуществ от поставщиков или участие сотрудников компании в деятельности поставщиков. Средства контроля помогут выявить эти нарушения и предотвратить возможные негативные последствия.
Общий анализ данных, сбор информации, тестирование и анализ результатов позволяют выявить нарушения и установить их причины. Устранение этих нарушений помогает повысить эффективность и оптимизировать закупочные процедуры в организации.
Контроль закупок — важнейший инструмент обеспечения прозрачности и эффективности процесса закрытия государственных закупок. Выявление и устранение нарушений помогает улучшить контроль, оптимизировать процедуры и повысить эффективность и конкурентоспособность организации.